کاغذ NCR چیست؟

با وجود برنامه‌های حسابداری پیشرفته موجود و نرم‌افزارهای کارآمد برای انواع حسابداری، و حتی وجود ابرکامپیوترها، صادر کردن فاکتور در بسیاری از مشاغل هنوز مانند یک شریان حیاتی عمل می‌کند و هم‌چنان انواع فاکتور به عنوان ابزاری غیر قابل جایگزین مورد استفاده قرار می‌گیرند. کاغذ NCR یکی از پرکاربردترین انواع کاغذ برای چاپ فاکتور است که در این مقاله درباره ویژگی‌های آن توضیح خواهیم داد. این نوع کاغذ برای کسب و کارهایی کاربرد دارد که فاکتورهای زیادی صادر می‌کنند و برای هر فاکتور، به چند نسخه نیاز دارند تا آن را در بخش‌های مختلف بایگانی کنند.

کاربرد فاکتورهای چند برگی در کسب و کارها

فاکتورها انواع گوناگونی دارند. بعضی از این انواع، کاربردهای بیشتری نسبت به موارد دیگر دارند. یکی از مهم‌ترین قابلیت‌ها چاپ فاکتور و رسیدها، استفاده از کاغذ NCR برای این محصولات است. این کاغذ نیاز به استفاده از کاربن برای فاکتورها و رسیدهای چندبرگی را برطرف می‌کند و استفاده از آن ساده‌تر است. بسیاری از چاپ‌خانه‌های معتبر با ارائه خدمات چاپ فاکتورهای با کیفیت بالای کاربن‌لس یا همان کاغذ NCR توانسته‌اند تحولی بزرگ در این راستا ایجاد کنند.

فاکتورهای چند برگی، کاربردهای مختلفی دارند. مثلا وقتی فیش بانکی می‌نویسید، یک نسخه از رسید نزد بانک می‌ماند و نسخه دیگری هم تحویل شما می‌شود. همچنین کسب و کارهایی که محصول یا خدماتی می‌فروشند و آن‌ها را فاکتور می‌کنند، یک نسخه از آن را به مشتری می‌دهند و نسخه دیگر را نزد خود نگه می‌دارند. حتی ممکن است نسخه‌های سوم و چهارمی هم وجود داشته باشد. در این صورت استفاده از کاربن بین تمام برگه‌ها کار سختی است و نوشتن یکی یکی نسخه‌های فاکتور هم زمان زیادی می‌گیرد. پس بهترین روش استفاده از کاغذ NCR است.

کاغذ NCR چگونه کار می‌کند؟

بعضی از افراد گمان می‌کنند کاغذ NCR همان کاغذهای کاربن‌دار است. اما در کاغذهای NCR ، یک سری کپسول‌های بسیار ریز میکروسکوپی رنگی که در ظاهر مشخص نیستند، وجود دارد. رنگی که در این کپسول‌ها تعبیه شده آبی یا مشکی است و با مقدار کمی روغن مخصوص آغشته شده.

این کپسول‌های کوچک با فشاری که اجسام نوک تیز، مانند قلم و خودکار وارد می‌کند، پاره می‌شوند. در نتیجه رد حرکت خودکار روی برگه دوم و سوم باقی می‌ماند. این روش جوهر پس نمی‌دهد و روغن موجود در کپسول، باعث چسبندگی جوهر به نسخه دوم و سوم هم می‌شود. البته برای چاپ جوهر روی نسخه سوم باید کمی فشار بیشتری روی خودکار وارد کنید تا نوشته‌ها خوانا باشند.

به همین راحتی می‌توانید در طی روز تعداد زیادی فاکتور را با صرف زمانی اندک صادر کنید. نسخه‌هایی که لازم است بایگانی شده و برای مدت طولانی نگهداری شوند، در یک زونکن قابل نگهداری هستند و به عنوان اسناد ماندگار، در صورت نیاز اطلاعات لازم را در اختیار شما قرار می‌دهند. معمولا نسخه اول را برای مهم‌ترین بایگانی نگه می‌دارند و نسخه‌های دوم و سوم را به بخش‌های دیگر می‌دهند. مثلا در رسیدهای بانکی، نسخه اول در بانک نگهداری می‌شود و نسخه دوم که کم‌رنگ‌تر است به مشتری تحویل می‌شود.

کاغذ NCR حتی قابلیت استفاده در پرینتر را هم دارد. شما می‌توانید این کاغذها را در یک پرینتر قرار بدهید تا آنچه پرینت گرفته می‌شود، روی نسخه دوم هم قابل مشاهده باشد.

کاغذ NCR چه کاربردی دارد؟

کاغذ NCR یا کاربن‌لس با نام کاغذهای خود کپی نیز شناخته می‌شوند. این کاغذها که نیاز به مصرف کاربن را از میان برداشته اند، فاکتورهای دو الی سه برگی چاپی هستند؛ در بعضی سازمان ها برگه‌های پنج نسخه‌ای هم مورد استفاده قرار می‌گیرند. اما به دلیل چاپ کم‌رنگ‌تر در نسخه آخر، مصرف این نوع بسیار محدود است. شرکت‌های بزرگ، هلدینگ‌ها و بانک‌ها، مصرف‌کنندگان بزرگ این دسته از فاکتورها هستند. زیرا برگه‌های دوم و سوم به عنوان اسنادی مهم و ضروری در کلیه داد و ستدهایشان محسوب می‌شود و در بایگانی‌ها از آن‌ها نگهداری می‌کنند.

در کسب و کارهای کوچکتر هم کاربرد کاغذ NCR در فاکتورها، نیاز به دوباره نویسی را از بین برده و به عنوان سند‌هایی که امکان دستکاری ندارند، قابل اعتماد است و مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مزایای کاغذ NCR

احتمالا با توضیحاتی که در قسمت‌های قبل دادیم، با مزایای کاغذهای ان سی آر،‌ آشنا شده‌اید. اما برای درک بهتر کاربردهای این محصولات برای چاپ فاکتور یا اسنادی که به امضا نیاز دارند، در ادامه لیستی از مزایای آن ارائه می دهیم.

• با استفاده از این کاغذها، دیگر به کاربن نیازی نیست و کاغذ کم‌تری مصرف می‌شود. این مسئله هم به نفع محیط زیست است و هم برای ارگان‌ها هزینه کم‌تری دارد.
• بخاطر عدم نیاز به دوباره نویسی فاکتور و یا زمان برای گذاشتن برگه کاربن در زیر کاغذها، سرعت عمل در صدور فاکتورها و اسناد بیشتر می‌شود.
• تمیزی فاکتورها و عدم آغشتگی دست کاربران به جوهر
• برای محیط زیست مضرات کمتری دارد. زیرا نیاز به هیچ وسیله جداگانه‌ای برای چاپ در صفحات زیرین ندارد.

معایب کاغذ NCR

کاغذ NCR درکنار مزایایی که دارد، خالی از ایراد هم نیست. در ادامه به چند مورد از مهم‌ترین مشکلاتی که در استفاده از این نوع کاغذ وجود دارد، اشاره می‌کنیم.

• گذشت زمان و تاریخ مصرف کاغذ NCR باعث کاهش تاثیر میکروکپسول‌ها روی کاغذ‌های زیرین می‌شود و احتمال دارد نوشته‌های آن خوانا نباشد. (به همین دلیل است که نسخه اصلی که با خودکار روی آن نوشته شده، در بایگانی‌های مهم نگهداری می‌شود)
• برای چاپ در نسخه سوم به بعد، باید فشار زیادی روی قلم وارد کرد تا اثر کپسول‌ها روی آن دیده شود.
• به دلیل گرماژ پایین، این برگه‌ها بسیار نازک هستند. به همین دلیل به راحتی پاره می‌شوند و برای نگهداری، باید آن را در پاکت یا زونکن قرار داد.

این معایب باعث شده بعضی از کسب و کارها، همچنان به استفاده از کاربن یا چندبار نویسی برگه‌ها متعهد بمانند و به سراغ چاپ فاکتور کاربن لس نروند.

کلام آخر

در حال حاضر بسیاری از اطلاعاتی که نیاز به ثبت و نگهداری دارند، روی کاغذهای NCR ثبت می‌شوند. زیرا هم نیازی به کاربن ندارد و هم بدون نیاز به چندباره‌نویسی، می‌توان چند نسخه از سند را در اختیار داشت. این کاغذها در فروشگاه‌های بسیار کوچک و مراکز خدماتی روزمره هم کاربردهای بسیاری پیدا کرده‌اند.

شما نیز اگر مایل هستید برای راحت‌تر شدن صدور فاکتور در کسب و کار خود از کاغذ NCR استفاده کنید، می‌توانید برای طراحی و چاپ این دسته از فاکتورها با کارشناسان ماهر و با تجربه شرکت ایده‌گستر ارتباط برقرار کنید و از ایشان راهنمایی بگیرید.

مجموعه ایده گستر خدمات چاپ فاکتور کاربن لس با کاغذ NCR را ارائه می‌دهد. این مجموعه سفارش مشتریان خود را در کوتاهترین زمان ممکن، با بهترین هزینه و بالاترین کیفیت آماده می‌کند و در مقصد مورد نظرشان به آن‌ها تحویل می‌دهد. امکان ثبت سفارش چاپ فاکتور در تهران یا سایر شهرهای ایران به صورت غیرحضوری وجود دارد.

سوالات متداول

کاغذ NCR چیست و چگونه کار می‌کند؟
کاغذ NCR (No Carbon Required) نوعی کاغذ خود کپی است که برای تولید نسخه‌های چندگانه بدون نیاز به کاغذ کاربن دار استفاده می‌شود. این کاغذ دارای کپسول‌های ریزی است که حاوی رنگدانه و روغن هستند. وقتی با فشار نوشتن یا تایپ کردن، این کپسول‌ها پاره می‌شوند، رنگ آزاد شده و بر روی برگه زیرین انتقال می‌یابد، که باعث ایجاد نسخه دوم یا سوم از یک سند می‌شود.

چه کسب و کارهایی باید از کاغذ NCR استفاده کنند؟
کاغذ NCR مخصوصاً برای کسب‌وکارهایی مناسب است که نیاز به صدور فاکتورها و رسیدهای چندبرگی دارند. این شامل بانک‌ها، فروشگاه‌های خرده فروشی، شرکت‌های خدماتی و سایر کسب‌وکارهایی می‌شود که نیاز به نگهداری نسخه‌های متعدد از یک سند برای حسابداری، ثبت اطلاعات مشتری یا اهداف حقوقی دارند.

مزایا و معایب استفاده از کاغذ NCR نسبت به روش‌های سنتی چیست؟
مزایای استفاده از کاغذ NCR شامل کاهش نیاز به کاغذ کاربن، صرفه‌جویی در زمان، تمیزی و دقت بیشتر در صدور فاکتورها و کاهش خطاهای ناشی از نوشتن دستی است. همچنین، استفاده از این کاغذ به محیط زیست کمک می‌کند زیرا از مصرف کاغذ کمتری استفاده می‌کند. از طرف دیگر، معایب شامل امکان کاهش کیفیت چاپ بر روی برگه‌های بعدی در اثر گذشت زمان و نیاز به فشار بیشتر برای انتقال نوشته به برگه‌های زیرین در نسخه‌های متعدد است.