کاربرد فاکتور

همه کسب و کارها برای ثبت معاملات و بررسی امور مالی، ملزم به استفاده از فاکتور هستند. فاکتورها انواع مختلفی دارند. کاربرد فاکتور با توجه به این که در چه مرحله‌ای از کار و برای چه مشتری صادر می‌شود، متفاوت خواهد بود. گاهی کسب وکار شما کوچک است و صرفا برای خریدار به رسید نیاز دارید. اما اگر کسب وکار بزرگی داشته باشید، برای بررسی دقیق حساب‌ها و امور دریافت و پرداخت، برای خودتان هم به این برگه‌ها نیاز خواهید داشت.

در این مقاله توضیح می‌دهیم کاربرد فاکتور چیست. همچنین راهنمایی ارائه می‌دهیم که به شما در انتخاب بهترین نوع این محصول برای کسب و کارتان کمک کند.

کاربرد فاکتور برای کسب و کارها چیست؟

در بنگاه‌های اقتصادی کوچک و بزرگ حسابداران و ماموران خرید به فاکتور نیاز دارند تا مدارک لازم برای انجام حسابرسی‌هایشان کامل باشد. فاکتورها دسته کاغذهایی هستند که روی آن‌ها مشخصات خریدار، فروشنده و کالاهای معامله‌شده ثبت شده است. وابسته به اینکه چه افرادی به این کاغذها نیاز دارند، برای هر فاکتور نسخه‌های مختلفی چاپ می‌شود. به عنوان مثال در مجموعه‌های بزرگ معمولا یک نسخه از رسیدها به مشتری داده می‌شود، یکی در بایگانی نگهداری می‌شود و یکی هم به حسابداری منتقل خواهد شد.

در ادامه به چند کاربرد فاکتور اشاره می‌‌کنیم:

• مشخص کردن اجناس معامله‌شده
• مشخص کردن ورودی‌ها و خروجی‌های انبار
• مشخص کردن بدهی‌ها و بستانکاری‌ها
• مشخص کردن آمار و ارقام مربوط به مالیات
• ارائه صورت حساب به بخش‌های مالی برای پرداخت هزینه‌ها
• مشخص کردن تاریخ خرید و استفاده به عنوان ضمانت‌نامه

این کاغذهای چاپی، با توجه به انتظارات شما می‌توانند کاربردهای دیگری هم داشته باشند.

کاربرد انواع فاکتور

فاکتورها را بر اساس معیارهای متفاوتی می‌توان تقسیم‌بندی کرد. این محصول بر اساس سبک طراحی به دو گونه با سربرگ و بدون سربرگ تقسیم‌بندی می‌شود. دسته‌بندی دیگر بر اساس نوع چاپ آن است. در این دسته‌بندی، محصولات بر اساس جنس کاغذ، سایز کاغذ، تعداد برگه‌ها، رنگ برگه‌ها و داشتن یا نداشتن کاربن تقسیم می‌شوند.

دسته‌بندی بر اساس کاربرد فاکتور یکی از مهم‌ترین معیارهای تشخیص انواع این برگه‌هاست. در ادامه توضیحاتی درباره این دسته‌بندی ارائه خواهیم داد.

کاربرد فاکتور رسمی دارایی

دفترهای خرید و فروش شرکت‌ها باید از فاکتور هایی استفاده کنند که مورد تایید اداره دارایی باشد. شماره قرمز رنگی که در گوشه بالای کاغذها قرار دارد به عنوان شماره سریال، بیانگر ترتیب برگه‌هاست و برای اداره دارایی اهمیت دارد.

این فاکتورها معمولا سه نسخه‌ای هستند، یکی از آن‌ها به مشتری تحویل می‌شود و یکی متعلق به دارایی است. نسخه سوم هم در دفاتر حسابرسی شرکت قرار می‌گیرد. ثبت مهر و امضای فروشنده در زیر برگه های فاکتور ضروری است.

کاربرد فاکتور رسمی

امکان طراحی این برگه‌ها با توجه به سلیقه مشتری وجود دارد، زیرا نیازی به تایید اداره‌‌ها نیست. برای این محصولات، ثبت مهر و امضاء ضروری نیست و فقط برای اطلاع رسانی به مشتری صادر می‌شوند.

قبض

سایز برگه آن کوچکتر است و به شکل دسته چک طراحی می‌شود. هر برگ از این دفترچه‌ها دو قسمت دارد که قسمت بزرگتر به مشتری تحویل داده می‌شود و قسمت کوچک‌تر به عنوان ته‌ قبض برای استفاده در حسابرسی‌ها نگهداری می‌شود.

کاربرد فاکتور غیرمجاز صوری

جالب است بدانید دسته فرعی از این برگه‌ها به‌ نام فاکتور صوری شناخته می‌شوند و برخی از بنگاه‌های اقتصادی برای فرار از مالیات از آن‌ها، به‌ طور غیر مجاز استفاده می‌کنند. البته ماموران سازمان مالیاتی با بررسی مواردی چون اسناد حمل و نقل، گواهی‌های ارزش افزوده، اسناد فیش‌های بانکی و اطلاعات فروشنده و کد اقتصادی وی‌، موضوع را کاملا پیگیری می‌کنند.

دلایل اهمیت استفاده از فاکتور فروش

فاکتور برای بعضی از کسب و کارها ضروری است و بعضی دیگر فقط بخاطر افزایش نظم کارها از آن استفاده می‌کنند. در ادامه دلایل اهمیت و کاربرد فاکتور را بررسی می‌کنیم.

• ثبت امور مالی به‌طور مداوم در این برگه‌ها انجام می‌شود و در زمان لازم توسط مدیر و حسابدار مورد بررسی قرار می‌گیرد.
• مامورین اداره مالیات با استفاده از اطلاعات موجود، میزان مالیات را برآورد می‌کنند.
• بررسی تاریخ فروش کالا و میزان پول پرداخت شده بابت آن فقط از طریق رسیدها امکان‌پذیر است.
• با محاسبه سود و زیانی که با بررسی اطلاعات مالی به دست می‌آید میتوانید برای توسعه کار، برنامه‌ریزی لازم را انجام داد.

فاکتور فروش کاربردی چه مشخصاتی باید داشته باشد؟

اگر صاحب یک شرکت تجاری هستید و یا یک بنگاه اقتصادی را اداره می‌کنید بایستی از فاکتورهایی استفاده کنید که مورد تایید اداره مالیاتی باشد. ویژگی‌های مورد نیاز برای اداره مالیاتی عبارت است از:

• اطلاعات کامل خریدار و فروشنده شامل کد اقتصادی، کد ملی، کد پستی، شماره ثبت و آدرس و تلفن بایستی در آن نوشته شود.
• نوع کالا و یا خدماتی که داده می‌شود بایستی در فاکتور درج شود. قیمت، تعداد و شرایط معامله اعم از نقدی یا غیر نقدی بودن آن نیز توضیح داده می‌شود.
• شماره سریال فاکتور، به ترتیب و صحیح باشد.
• ثبت مهر و امضای خریدار و فروشنده الزامی است.
• میزان مالیات بر ارزش افزوده در آن ذکر شود.

اگر کسب و کار کوچکی دارید که فاکتورهایتان به دست اداره‌ها و مأموران مالیات نمی‌رسد، رعایت الزامات لیست بالا ضروری نیست.

فاکتور فروش در کسب و کار چه مزیت‌هایی دارد؟

فاکتور فروش در اغلب موارد تنها سند موجود بین خریدار و فروشنده است و وجود آن مزیت‌هایی دارد که در ادامه نام می‌بریم.

• جلب اعتماد مشتری در مواردی که کالای مورد معامله هزینه زیادی دارد
• تضمین فیمت و کیفیت محصول
• فراهم بودن امکان پیگیری حقوقی در صورت بروز اختلاف بین خریدار و فروشنده
• ثبت تمام معاملات به صورت کامل و با جزئیات برای پیشگیری از سوءاستفاده‌های احتمالی

چگونه فاکتور فروش تهیه کنید؟

با توجه به کاربرد فاکتور می‌توانید از روش‌های زیر برای طراحی آن استفاده کنید:

• استفاده از نرم‌افزار: می‌توانید با استفاده از پیش نویس‌های موجود، خودتان رسیدهای مورد نظرتان را طراحی کنید. اما اگر در این ز مینه مهارت خاصی ندارید بهتر است از تخصص و تجربه‌های یک تیم حرفه‌ای طراحی و چاپ استفاده کنید تا محصولی جذاب و مطابق با طرح تجاری خود داشته باشید.
• به کار بردن طرح‌‌های از پیش چاپ شده: این کاغذها از قبل آماده هستند و فقط لازم است موارد متغیر نوشته شود.
• طراحی به صورت دست‌ نویس: زمانی‌‌که متغیرها زیاد است، می‌توان بخشی از اطلاعات را چاپ کرد و بعدا متغیرها را به صورت دستی وارد کرد.

کلام آخر

در این مقاله کاربرد فاکتور فروش مناسب کسب و کار شما را برایتان توضیح دادیم. فاکتور اولین قدم برای ثبت فروش است. بنابراین اگر بین زمان خرید تا زمان انجام محاسبات مالی فاصله وجود داشته باشد، اطلاعات از ذهنتان نخواهد رفت و همه چیز به صورت ثبت شده باقی می‌ماند. به عنوان مدیر یک کسب و کار باید از این برگه‌ها به عنوان اسناد مهم نگهداری کنید.

تیم ایده گستر امکان چاپ انواع فاکتور با توجه به طرح مورد نظر و نیازهای کسب و کار شما را دارد. ایده گستر سفارش‌های شما در کوتاه‌ترین زمان ممکن آماده می‌کند و امکان ارسال آن به تمام نقاط ایران را دارد.