فاکتور چیست؟

فاکتور برای ارائه اطلاعات محصولات یا خدمات خریداری شده به خریدار صادر می‌شود و انواع مختلفی دارد. در فاکتور مشخصات محصول، قیمت و مقدار هزینه پرداختی و باقیمانده آن ثبت می‌شود. بعضی از فروشنده‌ها فاکتورهای چندبرگی صادر می‌کنند تا یک نسخه از آن را به مشتری ارائه بدهند و نسخه‌ دیگر را بایگانی کنند. فاکتور در انواع مختلف چاپ می‌شوند و برای انواع کسب‌وکارها کاربرد دارند. اگر برای اولین بار است که می‌خواهید برای کسب‌وکارتان فاکتور سفارش دهید و به مشتریانتان فاکتور ارائه کنید، این مقاله تمام اطلاعاتی که نیاز دارید را به شما ارائه می‌دهد. بعد از مطالعه این مقاله متوجه می‌شوید کدام نوع فاکتور برای کاربرد مورد نظر شما مناسب است و چه اطلاعاتی باید در فاکتور خود ثبت کنید.

آشنایی با فاکتور

فاکتور برگه‌ای است که به عنوان سند خرید به مشتری ارائه می‌شود. در این سند جزئیات کالا، هزینه و میزان بدهی و بستانکاری ثبت می‌شود و نام فروشنده و خریدار به همراه اطلاعات هویتی حقیقی یا حقوقی آن‌ها ثبت می‌شود. در واقع با استفاده از فاکتور می‌توان خریدها را مستند کرد. این اسناد به حفظ گزارش‌های فروش و ثبت تراکنش‌های دریافتی و بدهی‌ها کاربرد دارد. همچنین در صورت بروز مسائل حقوقی، با استناد به فاکتور می‌توان مدرکی برای حل دعوا ارائه داد.

وقتی برای هر محصولی که می‌فروشید، فاکتور صادر می‌کنید، اطلاعات انبار و حساب‌هایتان را به صورت دسته‌بندی‌شده و منظم در اختیار خواهید داشت. شما در پایان هرروز یا هفته کاری می‌توانید فاکتورهای صادرشده را در سیستم خود ثبت کنید. با صدور فاکتور شما و مشتریانتان مقدار و حجم خرید را می‌دانید؛ همچنین مشخص می‌کنید که چه مقدار از هزینه پرداخت شده است و چه مقدار از آن باید در آینده پرداخت شود. در مقاله «کاربرد فاکتور» اطلاعات بیشتری درباره کاربردها و علت‌های اهمیت استفاده از فاکتور به دست می‌آورید. فاکتورها انواع مختلفی دارند که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.

انواع فاکتور

انواع فاکتور بر اساس نوع کسب‌وکارهایی که از آن استفاده می‌کنند، متفاوت است. به عنوان مثال یک فروشگاه باید برای محصولات، قیمت واحد، حجم خرید و قیمت کل سفارش فاکتور صادر کند؛ اما کسب‌وکارهای خدماتی باید از فاکتورهای جدول‌زمانی استفاده کنند. به عنوان مثال یک مرکز روانشناسی برای صدور فاکتور، باید با توجه به زمانی که برای هر بیمار صرف شده است، فاکتور صادر کند.

از محتوای فاکتور که بگذریم، این اسناد را می‌توان به روش‌های دیگری هم دسته‌بندی کرد که در ادامه آن‌ها را توضیح می‌دهیم.

فاکتور رسمی

این فاکتورها بر اساس استانداردها و قوانین وزارت اقتصاد و دارایی صادر می‌شوند، سندیت دارند و برای مراجع دولتی قابل استناد هستند. این فاکتورها برای ارائه به اداره مالیات نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند. مهم‌ترین ویژگی فاکتور رسمی این است که یک شماره مشخص به رنگ قرمز و به شیوه ملخی در قسمت بالای هر برگه چاپ می‌شود. این سرشماره‌ها توسط ممیزی‌های اداره دارایی مورد بررسی قرار می‌گیرند.

فاکتورهای رسمی حساس‌ترین نوع این اسناد هستند و تنها در صورتی که ویژگی‌های زیر را داشته باشند، توسط ارگان‌های دولتی قابل قبول خواهند بود:

• فاکتورهای رسمی باید اطلاعات کاملی از طرفین معامله (خریدار و فروشنده) داشته باشند.
• بدون خط‌خوردگی نوشته شده باشند.
• شامل تمام شرایط معامله باشند.
• مهر و امضای رسمی طرفین معامله روی فاکتور درج شده باشد.
• اگر فاکتور رسمی برای ارائه به اداره مالیات صادر می‌شود، باید اطلاعات مالیاتی و درصد مالیات محصول نیز در آن درج شود.

فاکتور غیررسمی

فاکتورهای غیررسمی در کاربردها و خریدهای روزمره مورد استفاده قرار می‌گیرند. این فاکتورها ممکن است دست‌نویس باشند، نیازی به شماره فاکتور رسمی ندارند و حتی ممکن است بدون مهر و امضا باشند. این فاکتورها مطابق با سلیقه کارفرما چاپ می‌شوند و هر اطلاعاتی که از نظر کارفرما ضروری است، در آن‌ها ثبت خواهد شد.

فاکتورهای غیررسمی به دو شیوه سربرگ‌دار و بدون‌سربرگ چاپ می‌شوند. در قسمت بالا یا پایین فاکتورهای سربرگ‌دار، نام و لوگوی شرکت مورد نظر چاپ می‌شود. حتی ممکن است در قسمت فروشنده نیز اطلاعات شرکت به صورت چاپ‌شده وجود داشته باشد؛ اما فاکتورهای بدون سربرگ، محصولاتی عمومی هستند که حتی در فروشگاه‌های لوازم‌التحریر نیز وجود دارند و می‌توان آن‌ها را خریداری کرد.

فاکتور دوره‌ای

این دسته از فاکتورها برای کسب‌وکارهایی کاربرد دارند که خدمات طولانی‌مدت به مشتریان ارائه می‌دهند و در بازه‌های زمانی مشخص از آن‌ها فاکتور دریافت می‌کنند. به عنوان مثال شرکت‌های سرویس‌دهنده اینترنت، به محض اینکه انقضای سرویس کنونی اینترنت شما به پایان برسد، فاکتور جدیدی برای همان بازه مشخص در آینده صادر می‌کنند. در این فاکتور، مهلت سرویس، حجم، آبونمان، مالیات و اطلاعات این‌چنینی درج شده است و شما با پرداخت هزینه تا دوره بعدی حق استفاده از سرویس را خواهید داشت.

فاکتور مرجوعی

این دسته از فاکتورها برای کسب‌وکارهایی کاربرد دارد که امکان مرجوع کردن محصولات را در اختیار مشتریانشان قرار می‌دهند. در چنین فاکتورهایی، اطلاعات محصول مرجوع‌شده به همراه اطلاعات تراکنش بازگشت هزینه آن درج می‌شود.

اکنون می‌دانید انواع فاکتور چیست. در قسمت بعدی درباره تفاوت فاکتور با سایر برگه‌هایی که در فرایند معامله صادر می‌شود، صحبت می‌کنیم. صدور اسناد درست در هر موقعیت برای کسب‌وکارها اهمیت بسیاری دارد.

تفاوت فاکتور، پیش‌فاکتور، رسید خرید و حواله خرید

تا این بخش از مقاله توضیح دادیم فاکتور چیست و در ادامه به صورت خلاصه تفاوت آن با سایر اسنادی که در طول خرید صادر می‌شود را بررسی می‌کنیم.

پیش‌فاکتور جزئیات سفارش و قیمت‌ها را مشخص می‌کند، اما خرید هنوز کامل نشده است و مشتری هزینه پرداخت نکرده است. پیش فاکتور تاریخ اعتبار دارد و تا پایان تاریخ مشخص‌شده، محصول را برای مشتری رزرو می‌کند. در صورتی که مشتری تا آن زمان هزینه را نپردازد، پیش‌فاکتور باطل می‌شود.

فاکتور در حین خرید صادر می‌شود که مشتری تمام یا بخشی از مبلغ را می‌پردازد و محصول را به همراه فاکتور دریافت می‌کند.

رسید خرید، بعد از خرید محصول صادر می‌شود و فقط شامل اطلاعات کلی مانند نوع محصول و هزینه پرداختی است. فاکتور جزئیات بیشتری نسبت به رسید خرید دارد.

حواله خرید زمانی صادر می‌شود که مشتری هزینه‌ای را پرداخت کرده است، اما محصول مورد نظرش را در آینده تحویل می‌گیرد. مشتری باید در تاریخ مشخص‌شده در حواله به محل مشخص‌شده در حواله مراجعه کند و محصول مورد نظرش را به همراه فاکتور خرید آن تحویل بگیرد.

چه اطلاعاتی را در فاکتور درج کنیم؟

در قسمت‌های قبلی درباره انواع فاکتور و تفاوت فاکتور با سایر اسناد توضیح دادیم و در این بخش به سراغ اطلاعاتی که باید در فاکتور درج شود، ‌می‌رویم. فاکتورهای رسمی فرم مشخصی دارند و کسب‌وکارها فقط باید آن‌ها را به چاپخانه‌های معتبر سفارش دهند. در مقابل، فاکتورهای غیررسمی مطابق با نیاز کارفرما چاپ می‌شوند و هر اطلاعاتی که کارفرما سفارش دهد، در آن‌ها چاپ خواهد شد.

در ادامه لیستی از داده‌هایی که معمولا در فاکتورهای کسب‌وکارها وجود دارد را ارائه می‌دهیم.

• اطلاعات خریدار و فروشنده حقیقی یا حقوقی مانند کد ملی، کد اقتصادی، آدرس،‌ کد پستی و اطلاعات تماس
• نوع محصول
• تعداد یا حجم خرید
• قیمت واحد
• قیمت کل سفارش
• شرایط معامله مانند شیوه پرداخت (نقدی، چکی یا اقساطی)
• تاریخ خرید و تاریخ صدور فاکتور
• کد محصول
• شرایط و محل تحویل کالا
• مالیات و هزینه‌های جانبی که به قیمت سفارش افزوده می‌شود
• مهر و امضا طرفین

مهم‌ترین نکاتی که هنگام استفاده از فاکتور باید در نظر گرفت

فاکتورها را هم می‌توان به صورت آنلاین صادر کرد و هم چاپی. فاکتورهای چاپی اعتبار بیشتری دارند و اعتماد مشتریان را جلب می‌کنند؛ به همین دلیل حتی کسب‌وکارهایی که فاکتور آنلاین صادر می‌کنند نیز معمولا یک نسخه چاپی از آن را برای مشتری می‌فرستند.

اگر قصد چاپ فاکتور برای کسب‌وکار خود را دارید، به نکات زیر توجه داشته باشید:

• فاکتورهای رسمی معمولا روی کاغذهای سایز A4 و A5 چاپ می‌شوند. به طور کلی بهتر است چاپ فاکتور رسمی را به مجموعه‌های معتبری چون ایده گستر که سابقه چاپ این اسناد را دارند، بسپارید تا از اصالت و اعتبار آن‌ها اطمینان داشته باشید.
• پیش از سفارش چاپ فاکتور، مشخص کنید که به چند نسخه فاکتور نیاز دارید و با توجه به نیازتان، فاکتورهای چند برگی سفارش دهید.
• اگر فاکتور چندبرگی سفارش می‌دهید، بهتر است رنگ متفاوتی برای هر برگ در نظر بگیرید تا دسته‌بندی برگه‌ها برایتان راحت‌تر باشد.
• فاکتورها در انواع کاربن‌لس و کاربن‌دار قابل چاپ هستند. با فاکتور‌های کاربن‌دار، نوشتن روی چندبرگ راحت‌تر می‌شود، چون شما یک‌بار می‌نویسید و کاغذهای کاربنی، همان متن را روی صفحه‌های زیرین هم کپی می‌کنند.
• فاکتور با سربرگ اختصاصی اعتبار شما را در نظر مشتری افزایش می‌دهد و در جلب اعتماد او موثرتر است.

اگر درباره چاپ فاکتور به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، می‌توانید از کارشناسان ایده‌گستر مشاوره رایگان دریافت کنید. تنها کافی است با شماره‌های موجود در سایت تماس بگیرید و درباره فاکتور مد نظرتان برای کارشناسان توضیح بدهید. آن‌ها با توجه به توضیحات شما، بهترین نوع فاکتور را به شما معرفی می‌کنند و خدمات چاپ آن را نیز به شما ارائه می‌دهند.

سوالات متداول

انواع فاکتور کدامند؟

فاکتور رسمی و غیررسمی، فاکتور چاپی و آنلاین، فاکتور دوره‌‌ای و فاکتور مرجوعی

فاکتور خرید چیست کجا استفاده می شود؟

فاکتور خرید سندی است که در آن اطلاعات خریدار و فروشنده، جزئیات محصول خریداری شده و جزئیات پرداخت مشخص می‌شود.

فاکتور سربرگ دار چیست؟

شرکت‌های بزرگ فاکتورهایشان را با سربرگ اختصاصی خود که شامل نام شرکت، لوگو و اطلاعات تماس شرکت است، چاپ می‌کنند. این کار اعتبار شرکت را افزایش می‌دهد و جلب اعتماد مشتریان را ساده‌تر می‌کند.

فاکتور آنلاین بهتر است یا چاپی؟

هرکدام از این فاکتورها مزیت‌های خودشان را دارند؛ اما در حالت کلی اگر محصولی فیزیکی به مشتری ارائه می‌دهید یا به صورت مستقیم با مشتری تعامل دارید، فاکتور چاپی برای جلب اعتماد و افزایش اعتبار کسب‌وکارتان کاربردی‌تر است.