فاکتور رسمی چیست؟

فاکتورها به‌طور کلی برای ثبت اطلاعات معاملات کسب‌وکارها و جزئیات محصولات و خدمات فروخته‌شده مورد استفاده قرار می‌گیرند. این اسناد هم به‌صورت رسمی صادر می‌شوند و هم غیررسمی. فاکتور رسمی نوعی از فاکتور است که شناسه مشخص دارد و از نظر قانونی ارزشمند است و می‌توان به آن استناد کرد. در این مقاله بررسی می‌کنیم فاکتور رسمی چیست، چه کسب‌وکارهایی به این نوع فاکتور نیاز دارند و برای چاپ فاکتور رسمی باید به کجا مراجعه کرد.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی نوع خاصی از فاکتور است که در آن اطلاعات دقیق خریدار و فروشنده ثبت می‌شود؛ این اطلاعات شامل مشخصات هویتی اشخاص حقیقی یا حقوقی و اطلاعات تماس آن‌هاست. در این فاکتور مهر و امضای طرفین معامله نیز ثبت می‌شود. فاکتورهای رسمی شماره شناسه مشخصی دارند که بهتر است با دستگاه ملخی با رنگ قرمز در گوشه بالای فاکتور چاپ شده باشد.

فاکتورهای رسمی مورد تأیید اداره دارایی هستند، مطابق با قوانین وزارت اقتصاد و امور دارایی تنظیم می‌شوند و برای امور مالیاتی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند. این دسته از فاکتورها معمولا در سه نسخه صادر می‌شوند؛ نسخه اول در اختیار اداره مالیات و دارایی قرار می‌گیرد، نسخه دوم به مشتری ارائه می‌شود و نسخه سوم نیز نزد فروشنده باقی می‌ماند و بایگانی می‌شود.

چه کسب‌وکارهایی به فاکتور رسمی نیاز دارند؟

تمام کسب‌وکارهایی که مشمول مالیات هستند و باید اسناد حسابداری خود را برای اداره امور مالیاتی ارسال کنند، به فاکتور رسمی نیاز دارند. مقیاس کسب‌وکار در این شرط دخالتی ندارد و تمام کسب‌وکارهایی که مشمول قانون مالیات بر ارزش افزوده هستند، باید فاکتور رسمی برای محصولات و خدمات خود ارائه کنند. مشتریان نیز می‌توانند از این فروشنده‌ها درخواست فاکتور رسمی داشته باشند.

تبصره‌ای که در این زمینه وجود دارد، کسب‌وکارهایی است که مالیاتشان به‌صورت علی‌الرأس محاسبه می‌شود؛ یعنی مأموران مالیاتی به‌صورت مستقیم به محل کسب مراجعه می‌کنند و بر اساس داده‌های موجود، برآورد مالیات انجام می‌دهند. این دسته از کسب‌وکارها به فاکتور رسمی نیاز ندارند و در صورت نیاز مشتری می‌توانند به آن‌ها فاکتور فروش معمولی ارائه دهند.

بعضی از افراد به‌اشتباه تصور می‌کنند فاکتور رسمی فقط برای کسب‌وکارهایی که با شرکت‌ها کار می‌کنند، ضرورت دارد؛ اما کسب‌وکارهایی که به‌صورت مستقیم با اشخاص حقیقی کار می‌کنند نیز به‌ فاکتور رسمی نیاز دارند.

تفاوت فاکتور رسمی و غیررسمی

فاکتورهای رسمی ساختار مشخصی دارند، اما فاکتورهای غیررسمی مطابق با نیاز مشتری چاپ می‌شوند. در ادامه به مهم‌ترین تفاوت‌های بین این دو نوع فاکتور اشاره می‌کنیم.

• فاکتور رسمی باید مشخصات کامل خریدار و فروشنده را به‌همراه مهر و امضای طرفین داشته باشد، اما در فاکتور غیررسمی اطلاعات کلی کفایت می‌کند و نیازی به جزئیات نیست.
• فاکتور رسمی شماره شناسه معتبر دارد، اما فاکتور غیررسمی می‌تواند بدون شماره صادر شود.
• فاکتورهای معمولی از نظر قانونی سندیت ندارند، اما فاکتورهای رسمی از نظر قانونی قابل استناد هستند.
• فاکتورهای رسمی باید بدون خط‌خوردگی باشند؛ اما وجود خط‌خوردگی در فاکتورهای غیررسمی مهم نیست.
• فاکتورهای رسمی شامل جزئیات کامل محصول هستند، اما در فاکتورهای غیررسمی ممکن است جزئیات کامل محصول درج نشود.

در نهایت، فاکتور رسمی باید مورد تأیید وزارت دارایی قرار بگیرد. بنابراین بهتر است چاپ فاکتور رسمی را به چاپخانه‌ای بسپارید که با قوانین این وزارتخانه آشنایی دارد و می‌تواند فاکتور را مطابق با اصول و قوانین تعیین‌شده چاپ کند. چاپخانه‌هایی که سابقه چاپ فاکتور رسمی ندارند، ممکن است جزئیاتی را در حین چاپ فاکتور رعایت نکنند؛ در نتیجه فاکتور مورد تأیید وزارتخانه قرار نمی‌گیرد و قابل استفاده نخواهد بود.

فاکتور صوری چیست؟

فاکتورهای صوری همان فاکتورهای رسمی هستند که به‌صورت غیرقانونی صادر می‌شوند؛ در واقع محصولی خرید و فروش نشده است، اما فاکتور صادر می‌شود. تصور کنید شخصی قصد دارد وام دریافت کند، اما بانک برای پرداخت وام به فاکتور محصول نیاز دارد. در نتیجه شخص از شرکتی یک فاکتور رسمی به‌صورت صوری دریافت می‌کند تا برای گرفتن وام به بانک ارائه دهد. در واقع این شخص هیچ خریدی انجام نداده است و فاکتور را تنها به‌عنوان سند به بانک ارائه می‌دهد. صدور فاکتور رسمی صوری غیرقانونی است و در صورت آگاهی اداره دارایی، جریمه‌های سنگینی برای بنگاه ارائه‌دهنده فاکتور در نظر گرفته می‌شود.

ویژگی‌های ضروری فاکتور رسمی چیست؟

در قسمت‌های قبلی بررسی کردیم فاکتور رسمی چیست و چه تفاوتی با فاکتورهای معمولی دارد؛ بنابراین احتمالا متوجه ویژگی‌های این نوع سند شده‌اید. در ادامه برای جمع‌بندی اطلاعات و اطمینان از چاپ اصولی فاکتور رسمی، ویژگی‌های این سند را دوباره مرور می‌کنیم.

• شماره سریال قرمز رنگ با چاپ ملخی برای هر فاکتور (ممکن است فاکتورهایی که توسط نرم‌افزارهای حسابداری صادر شده‌اند، شماره سریالشان به‌رنگ مشکی و غیربرجسته باشد)
• درج نام، کد ملی،‌ آدرس، شماره تماس، شماره ثبت شرکت، کد اقتصادی و کد پستی خریدار و فروشنده
• درج مشخصات کامل محصولات یا خدمات، تعداد مورد معامله، واحد اندازه‌گیری، قیمت واحد، قیمت کل، میزان تخفیف، هزینه بعد از تخفیف، میزان مالیات و عوارض و جمع هزینه بعد از اعمال مالیات

اداره دارایی برای تشخیص فاکتورهای اصیل از فاکتورهای صوری،‌ شناسه‌های داخل کالا را ارزیابی می‌کند تا مطمئن شود بنگاه‌های ارائه‌دهنده فاکتور فعال و معتبر هستند. همچنین کالاهای ثبت‌شده در فاکتور با نوع فعالیت بنگاه‌ صادرکننده مطابقت داده می‌شود.

فاکتور رسمی را از کجا تهیه کنیم؟

همانطور که گفتیم، انتخاب چاپخانه‌ای که تجربه چاپ فاکتور رسمی را دارد، بسیار مهم است. فاکتورهای رسمی جزئیات مختلفی دارند و با فرمت مشخص چاپ می‌شوند. چاپخانه ایده گستر خدمات چاپ فاکتور رسمی برای کسب‌وکارهای مختلف را ارائه می‌دهد. این فاکتورها در تعداد نسخه‌های مختلف قابل چاپ هستند و در کوتاه‌ترین زمان ممکن آماده می‌شوند. با چاپ فاکتور رسمی هم می‌توانید آمار معاملات کسب‌وکار خود را داشته باشید و هم اقدامات مربوط به مالیات را انجام دهید. اگر سوالی درباره چاپ فاکتور رسمی دارید، از طریق راه‌های ارتباطی موجود در سایت با ما تماس بگیرید.

سوالات متداول

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی فاکتوری است که شناسه‌ مشخص دارد، شامل اطلاعات کامل خریدار و فروشنده است و جزئیات کاملی از محصولات سفارش‌داده‌شده را دارد.

چه کسب‌وکارهایی به فاکتور رسمی نیاز دارند؟

همه کسب‌وکارهایی که باید اسناد حسابداری خود را به اداره دارایی ارسال کنند و مالیات بر ارزش افزوده بپردازند، به‌ فاکتور رسمی نیاز دارند. لزوم استفاده از فاکتور رسمی به مقیاس کسب‌وکار و حقیقی یا حقوقی بودن مشتریان وابسته نیست.

ویژگی‌های اصلی فاکتور رسمی چیست؟

داشتن شناسه معتبر، اطلاعات کامل از خریدار و فروشنده و کالای مورد معامله و مهر و امضای طرفین از ویژگی‌های ضروری فاکتور مالیاتی است.

فاکتور رسمی را از کجا بگیریم؟

ایده گستر چاپخانه معتبری است که تجربه چاپ فاکتور رسمی برای کسب‌وکارهای مختلف را دارد و این نوع فاکتور را مطابق با اصول و قوانین وزارت اقتصاد و امور دارایی چاپ می‌کند.